1、文件资料应设专人专柜保管，严防丢失、损坏。

2、文件资料的保管应分门别类、有序存放，以便查阅，严禁乱堆乱放。

3、文件资料的书写应准确、规范、合理，严禁乱写乱画。

4、及时准确地收集，整理各类档案材料、必须做到真实完整，各种原始记录不得使用圆珠笔、铅笔填写。

5、按期归档，准确制定案卷的保管期限，按期提取保管期满的档案材料，登记造册，经主管领导批准后进行销毁。

6、不许无关人员查阅档案，如确实需要，需由主管领导审批。查阅密级较高的档案时，原则上不准复制，如确因工作需要抄录复制时，须经领导批准，用后及时收回或销毁。

7、处理废文件，材料时，事先要全面细心检查，凡属带有机密性质的文件、材料。必须抽出，按有关程序处理。

8、文件资料的存放方式可以是计算机光盘、软盘，也可以是纸张文字形式。